Assistant de gestion administrative, pédagogique et des enseignements F/H

L’assistant de gestion administrative et pédagogique contribue au bon fonctionnement administratif et pédagogique des formations en langues.

Il assure l’organisation et le suivi des activités pédagogiques du domaine des langues.

Il travaille sous la responsabilité du directeur du département TSH et du responsable du Domaine des Langues. Il est l’interlocuteur privilégié des enseignants (permanents et vacataires), des étudiants (environ 2 500 inscriptions en langues) et des services de l’établissement.

Le poste implique une coopération régulière avec les services de l’université (direction formation et pédagogie, direction des affaires financières, direction des systèmes d’information) ainsi qu’avec des interlocuteurs externes (institutions et fournisseurs).

Le poste constitue un rôle d’interface et d’appui à la gestion administrative et pédagogique des enseignements et des processus de formation.

Le candidat/la candidate idéal(e) possède une expérience en gestion administrative sur un poste similaire au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous aurez la possibilité de :

o   Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, enseignants, intervenants extérieurs)

o   Intégrer une équipe solidaire et motivée

Pour en savoir plus :

MISSIONS 

L’assistant de gestion administrative et pédagogique assure des missions polyvalentes :

• Gestion administrative et organisationnelle des formations

• Appui à la coordination pédagogique

• Suivi administratif des enseignements et des activités pédagogiques

• Coordination avec les différents acteurs (responsables pédagogiques, enseignants, services administratifs)

• Contribution à la fluidité des processus pédagogiques et administratifs

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion administrative, pédagogique et des enseignements :

• Accueillir, informer et orienter les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs et visiteurs

• Répondre aux demandes de renseignements (téléphone, courriel)

• Assurer la gestion administrative des dossiers et le suivi des informations

• Gérer les inscriptions et le suivi administratif des étudiants

• Participer à la planification des enseignements, entretiens et examens

• Contribuer à l’organisation des tests et évaluations (commande des supports, coordination logistique, suivi administratif)

• Assurer le suivi des intervenants extérieurs et vacataires en lien avec les services concernés

• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de gestion (tableurs, bases de données, site TSH Langue)

• Contribuer à l’organisation des rentrées universitaires et périodes d’examens

• Assurer le suivi des effectifs et groupes d’étudiants

• Participer à la gestion des données pédagogiques

• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus si besoin

• Assurer l’interface entre les équipes pédagogiques et les services administratifs

• Contribuer aux actions de communication et de promotion des formations

• Classer et archiver les documents administratifs

Informations complémentaires

Dates pour candidater

Du 12/03/2026 au 13/04/2026

Type de contrat et date prévisionnelle de recrutement

Poste ouvert aux personnels de catégorie B par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) - à pourvoir le plus rapidement possible

Salaire mensuel brut

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

Pour les fonctionnaires, RIFSEEP : catégorie B - Groupe 2

Volume horaire

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

Environnement de travail

Le département Technologie, Sociétés, Humanités (TSH) assure des enseignements en formation d’ingénieur et en formation à la recherche (master et doctorat).

Le Domaine des Langues propose des formations transversales et permet l’apprentissage en présentiel de plusieurs langues : anglais, allemand, chinois, espagnol, FLE (français langue étrangère), italien, japonais et portugais.

L’équipe de formation en langues est composée d’une dizaine d’enseignants permanents et d’une soixantaine de chargés d’enseignement vacataires.

Compétences organisationnelles

• Sens de l’organisation et gestion des priorités

• Capacité à planifier et suivre des activités administratives

• Aptitude à travailler en équipe

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (pack office, tableur, messagerie)

• Capacité à élaborer des documents administratifs

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur (appréciée)

• Connaissance de l’application SIFAC (atout)

Compétences comportementales

• Très bon relationnel

• Rigueur et fiabilité

• Autonomie et capacité d’adaptation

• Sens du service et de l’organisation

Diplôme :
Baccalauréat minimum
Bac +2 ou diplôme équivalent souhaité

Expérience :

Une première expérience dans la gestion administrative, la formation ou un poste similaire au sein d’un établissement d’enseignement supérieur est exigée.