Assistant administratif et de promotion F/H

Nous recherchons un assistant administratif et de promotion F/H pour rejoindre l’équipe en charge du recrutement de futurs étudiants. Vous aurez la possibilité de :

• Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, chercheurs, enseignants-chercheurs…)

• Intégrer une équipe motivée

• Profiter de 10 semaines de congés et RTT par année universitaire pour un bon équilibre vie professionnelle - vie personnelle.

Vos principales missions seront de contribuer activement à la promotion du groupe des universités de technologie et de l’UTC pour le recrutement des étudiants ingénieurs, au traitement des candidatures et aux activités de gestion administrative du service. 

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et ayant un bon sens du relationnel. La maîtrise des outils informatiques et une connaissance de l’enseignement supérieur seront des atouts pour ce poste.

Vos activités

• Organiser des actions de promotions (visites d’établissement, forums et salons étudiants) et assurer les permanences de salons, forums et journées portes ouvertes (JPO)

• Prendre en charge la gestion administrative et le suivi d’actions de promotion en appliquant les procédures dédiées : préparation, mise en oeuvre et suivi

• Participer à la gestion administrative de la structure : rédaction de supports, traitement et suivi des frais de candidature, gestion des appels, réponses aux demandes, préparation et suivi des commissions d’admission, résultats, statistiques, suivi des actions réalisées

• Contribuer au traitement des dossiers de candidature (vérification et contrôle, suivi, communication des informations, contacts les candidats et leurs familles…)

• Participer aux différents évènements organisés par le service (journées portes ouvertes, journée ambassadeurs, jurys…).

Informations complémentaires

Type de contrat et date prévisionnelle de recrutement

Poste ouvert aux personnels de catégorie B, par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) – à pourvoir début septembre  

Salaire mensuel brut

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

Pour les fonctionnaires, RIFSEEP : catégorie B - Groupe 2

Volume horaire

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

Environnement et contexte de travail

Vous rejoindrez la direction à la formation et à la pédagogie au sein du service promotion, admissions et orientation (SPAO) et rendrez compte à votre responsable directe de vos activités.

Le SPAO, composé d’une équipe de six personnes, est en charge de l’organisation de la promotion du groupe des Universités de Technologie et de l’UTC, du recrutement des étudiants ingénieurs ainsi que de leur orientation.
Des déplacements (locaux et nationaux) ainsi que des interventions ponctuelles le week-end (salons, JPO…) sont à prévoir.

Diplôme et formation

• Diplôme : baccalauréat au minimum, BTS / DUT apprécié

• Domaine de formation : gestion administrative, communication

• Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur ou sur un poste similaire est souhaitée

Pour réussir dans ce poste, nous recherchons un(e) candidat(e) possédant les compétences suivantes :

Connaissances

• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur, idéalement en établissement public

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils numériques

• Notions en gestion administrative et traitement de dossiers

• Connaissance des actions de promotion et de communication institutionnelle appréciée

Compétences opérationnelles

• Accueillir des publics variés et s’exprimer facilement au téléphone

• Savoir expliquer et répondre avec courtoisie aux nombreuses demandes formulées

• Savoir planifier son activité, respecter les délais

• Savoir gérer, traiter une grande quantité d’informations

• Rédiger des documents d’information et de communication

• Utiliser les outils bureautiques (maîtrise) et des logiciels spécifiques

Compétences comportementales

• Rapidité d’assimilation et d’adaptation, sens de l’organisation, dynamisme

• Capacités relationnelles, forte disposition pour le travail en équipe

• Disponibilité (week-ends notamment pour les salons, JPO…).