Assistant formation et recherche F/H

Nous recherchons un(e) assistant(e) à la formation et à la recherche pour rejoindre le département ingénierie mécanique.

Vos principales missions seront d’assurer des fonctions polyvalentes d’assistance administrative de deux filières du département ingénierie mécanique et d’une équipe de recherche de l’unité Roberval.

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et ayant un bon sens du relationnel. La maîtrise des outils informatiques et une connaissance de l’enseignement supérieur seront des atouts pour ce poste.

Vous aurez la possibilité de :

• Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, chercheurs, enseignants-chercheurs…)

• Intégrer une équipe motivée

• Bénéficier de conditions de travail permettant un bon équilibre vie professionnelle - vie personnelle.

Vos activités principales

Secrétariat / communication

• Accueillir, informer, orienter les différents publics (enseignants, vacataires, étudiants, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques ou par courriel

• Gérer les fournitures de bureau et l’archivage des dossiers

• Assister les responsables de filière dans la gestion administrative de leur filière (envoi de mails aux étudiants et aux enseignants, organisation de réunions…)

• Effectuer la prospective pour les filières (journées, entretiens…) et mise à jour des indicateurs (taux de remplissage, effectifs)

• Prendre en charge l’évènementiel des filières (ateliers, amphis métiers…)

• Assister le responsable d’équipe dans la gestion et la coordination des activités de recherche et les chercheurs (organisation des réunions, appui logistique)

• Participer à l’organisation d’événements scientifiques et d’activités de promotion technologique impliquant les chercheurs

• Assurer la gestion des comités de sélection (logistique, suivi avec la DRH et le département) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe

Gestion financière

• Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais pour les missions du personnel rattaché aux filières et aux équipes de recherche

• Établir les bons de commande des enseignants rattaché aux filières et équipes de recherche après avoir obtenu les devis ; s'assurer du service fait ; recueillir les pièces justificatives à transmettre à la direction financière sur le périmètre des missions

• Coordonner avec les chercheurs la mise en œuvre et le suivi financier de leurs projets de recherche (Région, ANR, Europe, …) avec le référent de gestion du laboratoire

• Effectuer le suivi de la gestion financière (recettes et dépenses) des comptes UTEAM dont disposent les enseignants-chercheurs des équipes de recherche

• Assurer l'interface avec les services centraux de l'UTC (direction des affaires financières, direction formation et pédagogie, service de l’administration des études, direction aux relations internationales), avec UTEAM, et avec les partenaires externes dans le contexte des missions

• Assurer la gestion des comités de sélection (OM, demandes d’achats…) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe

• Établir les OM pour les visites de stage.

Informations complémentaires

Dates pour candidater

Du 23/07/2025 au 29/08/2025

Type de contrat et date prévisionnelle de recrutement

Poste ouvert aux personnes de catégorie B par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) - à pourvoir à partir du 1er septembre

Salaire mensuel brut

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

Pour les fonctionnaires, RIFSEEP : catégorie B - Groupe 2

Volume horaire

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

Environnement et contexte de travail

La personne recrutée exercera ses activités au département ingénierie mécanique (IM) en support des activités des enseignants-chercheurs et personnels techniques. Elle sera amenée à travailler en étroite collaboration avec les trois assistantes de formation et de recherche ainsi qu’avec l’assistante du département. Elle travaillera en coopération régulière avec l’ensemble des services de l’établissement (direction à la formation et à la pédagogie, direction des affaires financières, direction des systèmes d’information…) et des interlocuteurs externes.

L’activité exercée est fortement liée au calendrier universitaire.

Diplôme et formation

• Diplôme : baccalauréat au minimum, bac + 2 souhaité

• Domaine de formation : gestion administrative

Expérience

Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine d’activité, tout particulièrement au sein d’une administration publique

Connaissances      

• Mode de fonctionnement d’une administration publique appréciée

• Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)

• Culture internet

• Bonne expression écrite et orale

• Langue anglaise A2 / B1

Compétences opérationnelles

• Maîtriser les outils bureautiques, traitement de texte et tableur particulièrement

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Savoir rédiger

• Travailler en équipe

• Savoir rendre compte et alerter

Compétences comportementales

• Rigueur / fiabilité

• Sens de l’organisation

• Réactivité

• Sens relationnel, courtoisie et esprit d’équipe

• Capacité d’écoute

• Capacité d’adaptation

• Disponibilité