Contexte

Au sein du département ingénierie mécanique (IM), vous serez intégré(e) dans le pôle pédagogique du département, en interaction quotidienne avec une équipe de quatre personnes (responsable de la branche de formation, responsables de cohortes, assistante de branche). Vous serez amené(e) à collaborer fréquemment avec les trois assistantes de formation et de recherche ainsi qu’avec l’assistante du département. Vous serez également en interaction avec les enseignants et enseignants chercheurs, les personnels techniques et les étudiants.

Vous disposerez d’un poste de travail équipé d’un ordinateur et d’outils support à votre activité (imprimantes, lien de visioconférence …).

Activités et présences liées au calendrier universitaire. Poste à mi-temps. 

Mission

Assurer l’assistance administrative de deux filières du département ingénierie mécanique et d’une équipe de recherche de l’unité de recherche Roberval.

Activités principales

I – Secrétariat / communication

• Accueillir, informer, orienter les différents publics (enseignants, vacataires, étudiants, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques ou par courriel

• Gérer les fournitures de bureau et l’archivage des dossiers

• Assister les responsables de filière dans la gestion administrative de leur filière (envoi de mails aux étudiants et aux enseignants, organisation de réunions…)

• Effectuer la prospective pour les filières (journées, entretiens, retours…) et mise à jour des indicateurs (taux de remplissage, effectifs filières…)

• Prendre en charge l’événementiel des filières (e.g. participation aux concours, journée de la qualité, workshop, ateliers croisés, amphis métiers…)

• Assister le responsable d’équipe dans la gestion et la coordination des activités de recherche et les chercheurs (organisation des réunions, appui logistique)

• Participer à l’organisation d’événements scientifiques et d’activités de promotion technologique impliquant les chercheurs

• Assurer la gestion des comités de sélection (logistique, suivi avec la DRH et le département…) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe

II – Gestion financière

• Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais
• Établir les demandes d’achat / bons de commande après avoir obtenu les devis, s’assurer du service fait, recueillir les pièces justificatives à transmettre au service compétent
• Coordonner avec les chercheurs la mise en œuvre et le suivi financier de leurs projets de recherche (Région, ANR, Europe…) avec le référent de gestion du laboratoire
• Prendre en charge le suivi des différents budgets et la justification financière
• Assurer l’interface avec les services/directions de l’UTC (DAF, agence comptable, DFP, DRI etc.), UTEAM, et avec les partenaires externes dans le contexte des missions.

Compétences

Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et de secrétariat, dont la suite logiciel Office (Word, Excel, Powerpoint). La maîtrise des logiciels SAP SIFAC et SAP Business Object serait un plus.

Niveau en anglais : B1

Vous faites preuve d’une bonne capacité rédactionnelle.

Vous savez être attentif/attentive – disponible – à l’écoute.

Une expérience du fonctionnement administratif dans le secteur public serait un plus.

Salaire mensuel brut

918 €, selon expérience (salaire de référence pour un temps plein 1 836 €)

Type de recrutement et dates prévisionnelles de recrutement

Par voie contractuelle - catégorie B - contrat à durée déterminée - durée prévue d’un an – à pourvoir dès que possible et jusqu’au 20 novembre 2025 au plus tard

Volume horaire

19 heures/semaine (référence : 1 607 heures/an pour un temps plein)

Diplôme, formation et habilitation

Diplôme : Baccalauréat au minimum, bac + 2 souhaité ou diplôme équivalent

Domaine de formation : gestion administrative.