Gestionnaire administratif F/H suivi des doctorants

Nous recherchons un gestionnaire administratif F/H à l’école doctorale pour le suivi des étudiants en thèse.

Vos principales missions seront de contribuer activement à la gestion administrative des dossiers de l’école doctorale, en assurant le suivi administratif et pédagogique des étudiants en formation doctorale. Vous serez également chargé(e) d’assurer la logistique de l’organisation d’événements (réservation de salles, restauration, commandes…).  

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et ayant un bon sens du relationnel. La maîtrise des outils informatiques et une connaissance de l’enseignement supérieur seront des atouts pour ce poste.

Vous aurez la possibilité de :

• Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, chercheurs, enseignants-chercheurs…)

• Intégrer une équipe motivée

• Bénéficier de conditions de travail permettant un bon équilibre vie professionnelle - vie personnelle.

Vos activités

• Gérer les dossiers des étudiants en formation doctorale selon les procédures et réglementations : de la candidature au diplôme puis suivi du devenir professionnel

• Répondre aux demandes d'informations des interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphonique et courriel) 

• Utiliser les logiciels métier (formation interne assurée) 

• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l’école doctorale et des manifestations qu’elle organise.

Informations complémentaires

Dates pour candidater

26/06/2025 au 25/07/2025

Type de contrat et date prévisionnelle de recrutement

Poste ouvert aux personnels de catégorie B, par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) – à pourvoir début septembre  

Salaire mensuel brut

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

Pour les fonctionnaires, RIFSEEP : catégorie B - Groupe 2

Volume horaire

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

Environnement et contexte de travail

Vous rejoindrez l’école doctorale (ED) et rendrez compte à sa responsable administrative (n+1) et à la directrice de l’ED (n+2). L’ED, composée d’une équipe de six personnes, est en charge du suivi des étudiants en thèse.

Vous serez le/la correspondant(e) privilégié(e) des doctorants. Les interactions avec les candidats au doctorat, les directeurs de thèse / enseignants-chercheurs et les doctorants sont quotidiennes. Vous êtes amené(e) à travailler régulièrement avec les interlocuteurs des entités de l’UTC (directions, services, unités de recherche, filiale UTeam) ou dans d’autres établissements (directeurs de thèse extérieurs, membres de jury, établissements partenaires de cotutelle internationale, clients, prestataires).

Des déplacements ponctuels (formations, réunions, évènements) sont à prévoir.

Première expérience dans un établissement d’enseignement supérieur exigée

Diplôme et formation

• Diplôme : baccalauréat au minimum, BTS / DUT apprécié

• Domaine de formation : gestion administrative

Pour réussir dans ce poste, nous recherchons un(e) candidat(e) possédant les compétences suivantes :

Connaissances

• Connaissance de l’enseignement supérieur public

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils numériques

• Maîtrise de la gestion administrative et du traitement de dossiers

• Langue anglaise : écrite et orale de niveau A2, B1 souhaité (cadre européen commun de référence pour les langues) 

Compétences opérationnelles

• Utiliser les outils bureautiques (maîtrise) et des logiciels spécifiques

• Utiliser un logiciel de gestion financière 

• Communiquer (écrit/oral) avec des publics variés

• Savoir rendre compte 

• Appliquer les dispositions réglementaires et mettre en œuvre les procédures 

• Travailler en équipe 

• Savoir planifier son activité, respecter les délais

• Rédiger des documents d’information et de communication

Compétences comportementales

• Rigueur et fiabilité dans le travail et dans le suivi des dossiers 

• Polyvalence et capacité d’adaptation rapide à des tâches variées 

• Sens de l’organisation

• Dynamisme

• Disponibilité 

• Aptitudes relationnelles (courtoisie, esprit d’équipe…) 

• Capacités d’écoute et de dialogue 

• Sens du service public et du service à l’usager 

• Sens de la confidentialité.