SAENES F/H

Ce poste est ouvert exclusivement aux agents titulaires dans le cadre du mouvement intra-académique 2025 - académie d’Amiens.

Mission

La personne recrutée assure des fonctions polyvalentes d’assistance du service moyens d’enseignement (SME).

Elle assure l’interface avec les étudiants, enseignants et correspondants des autres services et directions internes (autres services de la DFP, service logistique/sûreté, service hygiène et sécurité, direction des affaires financières et agence comptable, direction des systèmes d’information…) et les partenaires externes (fournisseurs…).

Elle assure également une assistance sur les plans administratif, logistique et budgétaire.

Elle travaille en étroite collaboration avec les membres du service.

Activités principales

I – Secrétariat / communication

• Accueillir et informer les étudiants et les enseignants

• Répondre de manière adaptée aux demandes des étudiants, des enseignants, des associations étudiantes et des services de l’établissement

• Réaliser les opérations de gestion courante liées au fonctionnement du service (gestion de formulaires,  courriers, messagerie, suivi de réunions, compte rendu…),

• Contribuer à l’assistance du responsable du service

• Suivre des dossiers spécifiques et relancer les interlocuteurs

• Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (tenue et suivi de registres, suivi de l’occupation des locaux…)

• Gérer les plannings et contrôler les échéances

• Gérer les aspects logistiques : prêt de clés, stocks de papiers pour les examens, locaux, matériels, fournitures diverses…

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données

• Alimenter des tableaux de bord selon les instructions reçues, faire des extractions dans les systèmes d’information, produire des statistiques

• Contribuer à la mise à jour et au suivi des immobilisations                                                   

• Participer à la promotion de l’établissement (journées de rentrée, événements…) et de ses formations

• Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe

• Participer à l’organisation du classement

• Contribuer à l’archivage

• Assurer une continuité de service au sein du SME en partenariat avec les membres du service.

II – Gestion financière

• Contribuer à la gestion du budget, au suivi des crédits et des dépenses

• Participer à la saisie, à la gestion et au suivi des commandes et des factures afférentes ; s'assurer du service fait ; recueillir les pièces justificatives à transmettre au service facturier de l’agence comptable,

• Participer à l'interface avec les services centraux de l'UTC (DAF, agence comptable…) et avec les partenaires externes dans le contexte des missions

• Contribuer au classement et à l’archivage des dossiers (pièces justificatives d’opérations financières et comptables notamment).

Environnement et contexte de travail

L’activité s’exerce à la direction à la formation et à la pédagogie au sein du service moyens d’enseignement (SME). Le SME est chargé de l’organisation matérielle des enseignements : emplois du temps, utilisation des locaux et gestion du matériel d’enseignement (salles audiovisuelles, informatiques et laboratoires de TP).

La personne recrutée est placée sous l’autorité du responsable du SME. Elle travaille en collaboration avec les membres du service ainsi qu’avec l’ensemble des enseignants.

L’activité implique des pics d’activité lors de chaque rentrée universitaire (en septembre et en février) et peut entraîner une augmentation des amplitudes horaires la semaine précédant la rentrée et les 2 semaines suivantes.

Les congés doivent être pris principalement pendant les périodes de congés des étudiants.

Une mobilité sur les différents sites de l’UTC est à prévoir.

Informations complémentaires

Pour participer au mouvement intra-académique et candidater sur le poste de SAENES ouvert à l’UTC, il conviendra de/d’:

Saisir vos vœux sur l’application AMIA

Du 25/03/2025 au 11/04/2025 inclus

https://amia.phm.education.gouv.fr/amia/Amia 

Adresser un CV et une lettre de motivation en parallèle de la procédure effectuée sur l’application AMIA

Du 25/03/2025 au 11/04/2025 inclus à l’adresse suivante :

https://utc.recruitee.com/o/saenes-fh

Editer la confirmation 

Du 15/04/2025 au 23/04/2025 inclus

Déposer le dossier dans COLIBRIS

Jusqu’au 28/04/2025

Consulter les résultats

Le jeudi 5 juin 2025

Conditions préalables

Se conformer à la procédure mise en place par le rectorat d’Amiens pour le mouvement intra-académique 2025

Compétences  

Connaissances

• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité d’un établissement d’enseignement supérieur

• Notions de droit public

• Notions de bases en gestion budgétaire et en comptabilité,

• Techniques d’élaboration de documents

• Culture internet

• Techniques de communication

• Langue anglaise : A1 à A2

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte et alerter en tant que de besoin

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes

• Rédiger des courriers, des comptes rendus de réunions ou rapports succincts

• Utiliser avec aisance les outils bureautiques (word, excel, power point, outlook)

• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, SIFAC ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée) à titre d’exemple

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation et capacité à identifier les priorités

• Fortes aptitudes relationnelles notamment maîtrise de soi, courtoisie, discrétion, esprit d'équipe

• Grande qualité d’écoute et d’accompagnement

• Rigueur et fiabilité

• Adaptabilité

• Autonomie

• Sens de la confidentialité.